OpengSpace每天拍完货单，晚上就知道钱花在哪。
拍下货单、收银汇总和损耗记录，核对识别结果后归档。持续记录，再用 AI 分析成本和备货。
从第一次保存开始 →材料与结果
准备材料
8 月 3 日收档 · 货单与日结
选一条能核对的材料，保留原文、来源和项目。
- 采购价格
- 菜品成本
- 营业结构
- 库存与损耗
- 供应商表现
- 异常日期
核对结果
采购台账
按蔬菜、肉类、调料和供应商归档
经营日结
合并营业额、采购、平台抽佣与损耗
异常提醒
猪肉采购单价较近 7 日均值上升
明日建议
结合库存与销量给出待确认备货清单
先保存并找回。内容生成、通知和外部同步需配置相应工具，结果需核对。
货单、营业额和损耗放在一起，老板才能看清当天发生了什么。
货单先拍下来，不再等月底补账
小票、手写单和微信对账散在柜台与聊天记录里。月底想复盘时，常常缺日期、缺数量，也想不起是谁送的货。
每天收档后统一拍照。OCR 提取品名、规格、数量、单价、进货日期和供应商，店主只核对有疑问的字段，原图与记录一起保存。
完成后检查：当天完成留档，月底不再重新找单
营业额高，不等于当天挣得多
堂食、外卖和团购的流水口径不同；平台抽佣、退款和优惠又分散在多个后台。只看收银总额，很难判断当天真实情况。
上传日结截图或导出表格，把实收、退款、折扣、平台费用和采购支出按统一日期归档。缺少的数据明确标为“未录入”，不让 AI 猜。
完成后检查：先得到可解释的每日经营摘要
菜卖得多，为什么月底没留下钱
销量、采购和报损没有放在同一张表里。某道菜可能卖得不错，但原料涨价、分量不稳或损耗过高，毛利已经变薄。
把菜品销量与主要原料消耗建立对应关系，按周观察理论成本和实际采购的差异。系统只提示值得核查的位置，由厨师长或老板解释原因。
完成后检查：先找异常，再决定调价、改份量或换供应商
明天备多少，不再只凭当天感觉
工作日、周末、天气和附近活动都会改变客流。备少了临时缺菜，备多了第二天只能报损。
AI 参考近期销量、现有库存、保质期与已知活动，列出建议区间和依据。遇到数据不足时直接提示店主补充，而不是给出一个看似精确的数字。
完成后检查：备货建议有依据，但仍由老板确认
使用流程
拍
收档后拍下进货单、配送单、收银日结和手写损耗。先保存原件，不要求员工现场填一长串表格。
认
OCR 提取日期、供应商、品名、单位、数量、单价和合计。模糊字段、手写字和小数点进入待确认列表。
核
老板或当班负责人只核对金额、重量、单位等关键字段，并补充当天促销、团餐、停电或临时缺货等特殊情况。
存
原图进入用户自己的网盘，结构化数据按门店和日期归档。后续修改保留来源，避免只剩一张无法追溯的汇总表。
算
系统按统一口径合并采购、收入、退款、平台费用、损耗和库存。数据不全时显示缺口，不生成虚假的利润数字。
问
老板可以问“这周哪类原料涨得最多”“哪几天营业额高但采购占比也高”“哪些菜连续三天出现报损”。
需要保留的字段
采购价格
比较同一原料在不同日期、规格和供应商下的单价，先排除单位不一致，再提示异常涨跌。
菜品成本
把菜品配方或主要原料与销量关联，观察理论成本、实际采购和报损之间的差距。
营业结构
区分堂食、外卖、团购和其他收入，单独记录退款、折扣及平台费用，避免只看流水。
库存与损耗
记录期初、采购、使用、报损和期末库存。没有盘点数据时，只能做趋势提示，不能声称得到准确耗用量。
供应商表现
查看送货频率、价格变化、缺货和退换记录。是否更换供应商仍需结合质量、账期和稳定性。
异常日期
把节假日、天气、附近活动、团餐和设备故障作为备注，解释为什么某一天不能直接与普通工作日比较。
先把现有单据变成可核对的数据，再接入老板已经在用的工具。
OpengSpace 负责接收照片、保留原图、提取字段并组织上下文。收银、财务和食品安全管理仍在原系统中完成；有明确接口时，再通过 Webhook 或导出表格连接。
OCR 与表格提取
读取印刷货单、配送单和日结截图；低置信度字段必须人工确认。
用户自己的网盘
按门店、日期和单据类型保存原图与结果，方便追溯和再次分析。
收银系统导出
接收 CSV、Excel 或日结截图，区分应收、实收、优惠、退款和平台费用。
企业微信 / 飞书
每天收档后把待核对字段和异常摘要发给负责人，不在群里暴露完整敏感数据。
Webhook / n8n / Dify
将确认后的结构化记录送入现有表格、财务辅助工具或自建经营分析流程。
用自己的材料判断是否适合
第 1 天
选一家门店，确定每天要拍的单据和唯一负责人，不改收银与采购流程。
第 2 天
建立字段口径：日期、供应商、品名、单位、数量、单价、营业额、退款、损耗。
第 3–4 天
连续上传真实单据，重点记录 OCR 错误和员工需要补充的信息。
第 5–6 天
生成每日摘要，只提示采购波动、数据缺口和明显异常，不自动改价格或下单。
第 7 天
核对台账完整率、每天整理耗时、关键字段错误率，以及老板是否真的据此做出一次调整。
记录实际结果
- 单据完整率
- 每日整理时间
- 关键字段错误率
- 可解释的经营调整
使用相同材料和相同核对口径记录结果，再决定是否扩大使用范围。
使用边界
原图必须保留
结构化字段可能因拍摄角度、手写字和小数点识别错误。任何金额与数量都应能回到原始单据。
利润口径先说清
只有采购和营业额，最多得到粗略差额。房租、人工、能耗、平台费用、税费和库存变化没有补齐前，不应称为净利润。
建议不自动执行
备货、调价、停售和供应商选择会影响现金流和食品安全，由经营者确认后再执行。
合规责任不转移
数字化归档可以辅助查找与整理，但不能代替经营者履行进货查验、凭证保存、财务和税务义务。
进一步阅读
餐饮市场规模
国家统计局公布，2025 年全国餐饮收入为 57,982 亿元，同比增长 3.2%。市场规模很大，但单店经营仍要回到每天的采购、收入和损耗。
国家统计局《中华人民共和国2025年国民经济和社会发展统计公报》 ↗中小微商户是主要对象
国家信息中心《中国餐饮业数字化发展报告（2024）》援引公开数据指出，餐饮企业中 98% 属于中小微企业。低成本、少培训、能从现有单据开始，是这类工具必须满足的条件。
国家信息中心《中国餐饮业数字化发展报告（2024）》 ↗数字化覆盖采购和运营
国家信息中心对餐饮数字化的定义覆盖生产、采购、运营、营销、交易和管理。只做线上点单，并不能替代后厨采购与成本数据的整理。
国家信息中心《中国餐饮业数字化发展报告》 ↗进货记录有明确字段
《食品安全法》第五十三条列出了食品进货记录中的名称、规格、数量、生产日期或批号、保质期、进货日期及供货者信息。拍照归档可以减少抄写，但不能绕过查验责任。
国家市场监督管理总局《中华人民共和国食品安全法》 ↗政策鼓励数字化改造
商务部等九部门提出发展“数字+餐饮”，鼓励人工智能、大数据和智能设备在餐饮领域应用，并关注中小微商户的技术培训与支持。
商务部等9部门关于促进餐饮业高质量发展的指导意见 ↗数据分析可用于补货与经营判断
国家数据局公布的餐饮数据典型案例把订单、营销和经营数据汇集后用于智能补货与门店经营分析，同时强调数据来自协议授权的渠道。
国家数据局“数据要素×”典型案例 ↗开始前的几个问题
拍一张货单，系统就能直接算出餐馆利润吗？
不能。货单只能说明部分采购支出，利润还需要营业收入、平台抽佣、人工、房租、水电、折扣、退款和盘点损耗等数据。页面建议先从每日采购与营业额开始，逐步补齐口径。
手写货单、褪色小票或者拍歪的照片能识别吗？
可以尝试 OCR，但不能保证每个字段都正确。金额、重量、单位和小数点最容易影响结果，前端应把低置信度字段交给店主确认；原图要和结构化记录一起保留，方便回看。
是否可以代替食品进货查验台账？
不能直接等同。 OpengSpace 可以帮助保存原始凭证和整理字段，但餐饮经营者仍需按照所在地监管要求完成供货者资质、合格证明、进货查验和凭证保存。具体合规方式应向当地市场监管部门确认。
需要更换现在使用的收银系统吗？
不需要。试点可以先上传收银系统的日结截图或导出表格。后续如果现有系统支持 API、表格导出或 Webhook，再逐步接入，避免一开始改动前台收银流程。
AI 给出的备货和菜品建议可以自动执行吗？
不建议自动执行。天气、临时团餐、节假日、供应商缺货和菜品保质期都会影响判断。AI 适合提示异常、整理问题和给出备选方案，最终采购量、售价和停售决定应由店主确认。
一家夫妻店值得做这套记录吗？
如果每天已经有货单、收银日结和盘点动作，就值得先试 7 天。重点不是增加一套报表，而是减少重复抄写，让老板能按同一口径比较采购、营业额和损耗。若门店一天单据很少，保留原来的简单表格也可能更合适。